Organisationsmanagement
Gute Organisation in der Stadtverwaltung lässt sich mit einer Fußballmannschaft oder noch besser mit einem großen Orchester vergleichen. In beiden Fällen funktioniert es nur dann, wenn alle einzelnen Akteurinnen und Akteure ihre Aufgaben und Ziele kennen, diese gemeinsam abgestimmt verfolgen und unter der Führung die Teamchefs oder Dirigenten umsetzen.
Damit bei großen Projekten alles gut funktioniert, Reibungspunkte aufgelöst werden und die viele Arbeit für die Bürgerinnen und Bürger in keiner Weise spürbar wird, bedarf es im Hintergrund der Planung und Analyse von Abläufen, Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen sowie der Initiierung und Koordination von Projekten. Damit befasst sich permanent die Organisationsentwicklung im Rathaus.
Die Verwaltungsstrategie dient als Basis für die Aufbauorganisation und wurde gemeinsam mit den Abteilungsleitern erarbeitet. Auch im Rahmen der Ablauforganisation werden immer wieder Neuerungen durchgeführt, um so die Anliegen der Leondingerinnen und Leondinger noch besser gerecht zu werden. Neuorganisationen, Verwaltungsinnovationen, Verbesserung der internen Prozesse und Schaffung von neuen Stellen und Abteilungen sind Ergebnisse der Tätigkeiten der Stabstelle Verwaltungs- und Organisationsentwicklung. Wenn wir den Bürgerinnen und Bürgern neue Angebote ermöglichen möchten, sind dynamische Aktionen der Verwaltung gefordert. Bei einer gelungenen Organisation sind die Strukturen immer am neuesten Stand, ohne dass es nach außen erkennbar ist.
Team IT und Systeme
Vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt wird erst bewusst, wofür das Team IT und Systeme zuständig ist, wenn ihr PC Probleme macht und dadurch ihr täglicher Arbeitsfluss beeinträchtigt wird. Mittels Ticketsystem priorisiert das Team jede eingehende Meldung und arbeitet an raschen Lösungen der gemeldeten Probleme.
Im Idealfall, nämlich dann „wenn alles läuft“, bleibt das Team für den Großteil der Belegschaft unsichtbar. Um das zu ermöglichen, wird die IT-Infrastruktur (z.B. Server, Netzwerk, Clients, Zubehör, etc.) regelmäßig gewartet, per Software- und Sicherheitsupdates auf dem neuesten Stand gehalten und bei Bedarf getauscht oder an individuelle Bedürfnisse angepasst.
Neben der Aufrechterhaltung der Hardware gehört auch die Verwaltung der zahlreichen Softwarelizenzen und die Benutzerstruktur inkl. sämtlicher Berechtigungen im Gemeindenetzwerk zu den Aufgaben des Teams. Es implementiert und pflegt extern erstellte Software und ist gleichzeitig Schnittstelle zu externen Software- und IT-Systemanbietern. Auch die Lösung von Soft- und Hardwareproblemen fällt in den Aufgabenbereich der städtischen IT-Experten, sowie die Evaluierung neuer Software-Projekte.
Die Zuständigkeit des Teams IT und Systeme endet nicht an den Rathausmauern, sondern reicht bis in die städtischen Betriebe und Außenstellen. Technische Lösungen für Außenstellen wie Kindergärten, Feuerwehren, Tagesheimstätten, etc. gehört genauso zu ihrem Aufgabenbereich. Überall wo es um Bits und Bytes geht, aber auch bei Großprojekten, wie der Erneuerung der Telefonanlage für sämtliche Einrichtungen, bringt das Team sein Fachwissen mit ein und arbeitet daran, für alle das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Druckerei
Die Druckerei ist die Anlaufstelle für Analog- und Digitalkopien, auch die Konfiguration und Wartung der Hochleistungskopierer samt Zubehör fällt in diesen Bereich. Hier werden auch die Massensendungen versandfertig an die Postpartner übergeben. Scanaufgaben sowie großflächige Kopien werden ebenfalls erledigt bzw. erstellt. Das Aufgabenspektrum wird mit internen Administrationsaufgaben abgerundet: unter diese fallen etwa die Lagerverwaltung, die Pflege der Produkte, die interne und externe Verrechnung sowie die Inventur und die Entgegennahme von Lieferungen.
